U+ 웍스 ‘그룹웨어’를 알고 쓰면 업무가 더 빨라집니다.
“모르는 기능 하나가, 매일의 업무 시간을 줄여줍니다.”
안녕하세요.
U+웍스를 사용하면서 가장 많이 사용하는 기능은 무엇인가요?
아마 많은 분들이 이렇게 이야기하실 것 같습니다.
📧 메일 + 📄 전자결재
물론 두 기능만 잘 활용해도 회사 업무를 처리하는 데 큰 도움이 됩니다.
하지만 U+웍스에는 조금만 관심을 가지면 발견할 수 있는 다양한 기능들이 있습니다.
매번 회의실을 찾아다니거나,
동료에게 일정을 물어보고,
같은 사람에게 반복해서 메일을 보내고,
매번 같은 결재선을 다시 지정하고 있다면?
오늘 소개하는 기능 중 하나가 여러분의 업무 시간을 줄여줄지도 모릅니다.
이번 글에서는 사용자 매뉴얼을 바탕으로, 놓치기 쉽지만 실무에서 활용도가 높은 U+웍스’그룹웨어’ 숨은 기능을 소개 하겠습니다.
1.회의 일정 잡기 전, 참석자의 일정을 먼저 확인하세요
회의 일정을 잡을 때 가장 어려운 것은 장소가 아닙니다.
바로 이것입니다.
“그 시간에 다들 가능한가요?”
A 팀원에게 물어보고,
B 팀원에게 메신저 보내고,
팀장님 일정도 확인하고…
회의 하나 잡는 데 생각보다 많은 시간이 들어갑니다.
U+웍스 일정관리에서는 참석자를 지정한 뒤 참석자 일정 확인 기능을 통해 해당 시간에 다른 일정이 있는지 확인할 수 있습니다.
이렇게 활용해 보세요.
① 회의 참석자 입력
↓
② 참석자 일정 확인
↓
③ 가능한 시간 확인
↓
④ 회의 일정 등록
회의 일정을 정하기 전에 일정을 먼저 확인하는 습관.
작아 보이지만 회의 조율 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
💡 이런 분들에게 추천
✔ 여러 부서와 회의가 많은 분
✔ 팀원 일정을 자주 조율하는 팀장
✔ 프로젝트 담당자
2.매주 반복되는 업무, 매번 등록하지 마세요
매주 월요일 팀 회의.
매주 금요일 주간보고.
매달 정기적으로 진행되는 업무회의.
매번 캘린더에 새로 등록하고 계셨나요?
U+웍스 일정관리에서는 주간 업무회의처럼 반복되는 일정을 등록하는 기능을 제공합니다.
또한 일정 시작 전에 알려주는 알림 설정도 지원합니다.
예를 들어,
📅 매주 월요일 오전 10시 팀 회의
📅 매주 금요일 오후 4시 주간보고
📅 매월 마지막 주 월요일 월간회의
처럼 반복되는 업무를 미리 등록해 둘 수 있습니다.
업무 습관 하나만 바꿔도
“매주 일정 등록하기”에서
“한 번 등록하고 자동으로 관리하기”
로 바뀔 수 있습니다.
3.회의실과 공용 장비도 U+웍스에서 확인하세요.
회의를 하려고 하는데 회의실이 이미 사용 중이었다면?
노트북이나 공용장비가 필요한데 어디에 있는지 모르겠다면?
이럴 때 활용할 수 있는 기능이 자원예약입니다.
U+웍스 사용자 매뉴얼에는 회의실이나 법인차량 등 사내 공용설비를 예약·승인·반납 관리할 수 있는 기능이 안내되어 있습니다.
자원예약에서는 설비와 사용 목적, 시작·종료 시간을 입력하고 예약할 수 있으며, 선택한 캘린더에 예약 내역을 표시할 수도 있습니다.
이런 상황에서 유용합니다.
🏢 회의실 예약
💻 공용 노트북
🚗 법인차량
📦 회사 공용설비
매번 담당자에게
“회의실 비어 있나요?”
라고 물어보는 대신, 예약 현황을 확인하고 필요한 자원을 신청하는 방식으로 업무 흐름을 정리할 수 있습니다.
4.자주 사용하는 연락처는 ‘나만의 주소록’으로 관리하세요
업무를 하다 보면 반복해서 연락하는 사람들이 있습니다.
주요 거래처,
협력업체,
프로젝트 담당자 등입니다.
그때마다 이전 메일을 찾아서 주소를 복사하는 것은 생각보다 번거로운 일입니다.
U+웍스 주소록에서는 주소록을 추가하고 관리할 수 있으며,
등록된 연락처를 한글·영문·숫자 색인이나 카테고리로 분류할 수 있습니다.
또한 메일 작성 시 주소록에 등록된 사람을 수신자나 참조자로 지정할 수 있습니다.
추천 주소록 분류
📁 주요 거래처
📁 협력업체
📁 프로젝트별 담당자
📁 고객사 담당자
📁 자주 연락하는 외부 담당자
처음에는 작은 습관이지만, 연락처가 많아질수록 편리함을 체감할 수 있습니다.
5.사내 의견을 모을 때, 메일 회신만 기다리지 마세요
회의 날짜를 정해야 할 때.
직원들의 의견을 들어야 할 때.
간단한 만족도 조사가 필요할 때.
이럴 때 단체메일을 보내고
“가능한 날짜를 회신해 주세요.”
라고 보내는 경우가 있습니다.
하지만 회신이 하나둘씩 쌓이면 다시 정리해야 합니다.
U+웍스에는 사내 직원을 대상으로 설문조사를 진행할 수 있는 기능이 있으며,
주관식과 객관식 유형의 설문을 작성할 수 있습니다.
6.프로젝트 자료는 메일에만 쌓아두지 마세요
프로젝트를 진행하다 보면 이런 일이 자주 발생합니다.
“최종 파일이 어떤 거였죠?”
“수정본이 어디에 있죠?”
“지난번 공유한 자료 다시 보내주세요.”
파일이 메일에만 쌓이기 시작하면 자료를 찾는 시간이 계속 늘어날 수 있습니다.
U+웍스 협업 기능의 워크스페이스에서는 프로젝트 구성원 권한에
따라 업무관리, 웹디스크, 일정관리 등을 활용할 수 있도록 구성되어 있습니다.
즉, 프로젝트 업무를 진행할 때
📂 자료는 웹디스크
📋 할 일은 업무관리
📅 일정은 일정관리
등으로 나누어 관리하는 방식을 생각해 볼 수 있습니다.
가장 중요한 것은
“누구에게 자료를 다시 물어보지 않아도 찾을 수 있는 구조를 만드는 것.”입니다.
7.자원예약 현황을 확인하고 ‘중복 예약’을 줄이세요
회의실이나 공용설비를 사용하는 조직이라면 의외로 유용한 기능입니다.
U+웍스 자원예약에서는 내가 신청한 예약 내역을 확인할 수 있고,
예약 상태를 승인대기·승인·반려·취소 등으로 구분해 확인할 수 있습니다.
또한 공용설비의 예약 현황은 시간대별로 확인할 수 있도록 제공됩니다.
회의실 앞에 가서
“어? 여기 예약된 건가요?”
하는 상황을 줄이고 싶다면 유용하게 활용할 수 있습니다.
8.숨은 기능은 ‘특별한 기능’이 아닙니다
사실 오늘 소개한 기능들은 처음부터 어려운 기능이 아닙니다.
문제는 많은 사람들이
“몰라서 사용하지 않는 것”
입니다.
매번 회의 참석자에게 일정을 물어보는 대신
→ 일정을 확인하고
매번 회의실 담당자에게 연락하는 대신
→ 자원예약을 확인하고
메일로 의견을 하나씩 받는 대신
→ 설문을 활용하고
프로젝트 파일을 다시 보내는 대신
→ 협업 공간에서 관리하는 것.
작은 변화가 반복되면 하루의 업무 방식도 달라질 수 있습니다.
9.U+웍스는 많이 아는 것보다 ‘내 업무에 맞게 쓰는 것’이 중요합니다
그룹웨어의 모든 기능을 외울 필요는 없습니다.
중요한 것은
“내가 매일 반복하는 업무를 더 편하게 만드는 기능이 무엇인가?”
를 찾는 것입니다.
예를 들어 회의가 많은 사람이라면
일정관리 + 참석자 일정 확인 + 자원예약
메일이 많은 사람이라면
주소록 + 메일 기능
프로젝트가 많은 사람이라면
업무관리 + 웹디스크 + 일정관리
처럼 자신의 업무 스타일에 맞게 활용할 수 있습니다.
