흩어진 일정을 하나로 모으고 구글 캘린더까지 연동하는 스마트 일정관리 가이드
비즈니스를 진행하다 보면 부서 내 회의, 전사 행사, 거래처 미팅 등 수많은 일정이 동시에 움직이게 됩니다. 하지만 임직원 개개인이 일정을 각자 관리하거나 서로 공유하지 않으면, 회의 시간을 잡을 때마다 동료들의 비는 시간을 일일이 물어봐야 하는 번거로움이 생깁니다. 또한 전사 휴무일이나 중요한 기업 행사가 전 직원에게 제때 전달되지 않아 업무에 차질을 빚기도 합니다.
유플러스 웍스(U+ Works)의 일정관리 기능은 개인의 업무 스케줄은 물론, 부서와 전사의 프로젝트 흐름을 실시간으로 결합하여 협업 효율을 높여주는 유연한 사내 일정 공유 환경을 제공합니다.
1. 동료의 빈 시간을 바로 확인하는 사내 일정 공유 기능
업무 소통 비용을 줄이고 팀원 간의 협업을 밀착해 주는 일정 공유 프로세스는 다음과 같이 가동됩니다.
- 동료들의 스케줄을 한눈에 대조하는 공유 캘린더
- 회의나 프로젝트를 기획할 때 다른 담당자들의 일정을 하나씩 확인할 필요가 없습니다. 유플러스 웍스 내에서 협업이 필요한 동료들의 캘린더를 선택하면, 각자의 일간·주간 스케줄이 한 화면에 겹쳐서 표시됩니다. 이를 통해 모두가 비어 있는 최적의 시간대를 직관적으로 찾아내어 신속하게 미팅을 소집할 수 있습니다.
- 상황에 맞춰 알림 수단을 고르는 다채로운 알림 체계
- 중요한 일정이 새로 등록되거나 중간에 수정, 삭제될 경우 관련 참여자들에게 실시간으로 정보가 전달됩니다. 회사의 업무 스타일에 맞춰 메일, 메신저, 모바일 등 다양한 수단 중 원하는 방식을 자유롭게 선택해 알림을 받을 수 있어 긴급한 일정 변경도 놓치지 않고 대응할 수 있습니다.
2. 전사 공지와 팀 업무를 분리하는 부서별 일정관리
회사의 규모가 커지더라도 정보가 엉키지 않도록, 조직 구조에 맞춘 체계적인 일정 분류 시스템을 지원합니다.
- 부서원 전체가 공유하는 팀 전용 일정 운영
- 우리 부서의 정기 회의, 프로젝트 마감일, 팀원들의 출장 및 연차 현황을 부서원 전체가 상시 공유할 수 있는 별도의 부서 캘린더를 운영할 수 있습니다. 이를 통해 관리자는 팀원들의 업무 부하를 쉽게 파악하고 조정할 수 있으며, 팀원들은 부서의 전반적인 움직임을 상시 확하며 일할 수 있습니다.
- 임직원 전체가 동시에 확인하는 ‘전사 일정’ 개설
- 창립기념일, 전사 워크숍, 급여일, 공통 연휴 등 모든 직원이 알아야 하는 공지 사항은 관리자가 ‘전사 일정’으로 생성하여 등록할 수 있습니다. 전사 일정으로 등록된 스케줄은 조직도 내의 모든 임직원 캘린더에 자동으로 일괄 배치되므로, 번거로운 개별 안내 과정 없이 전사 행정을 명확하게 일원화합니다.
3. 구글 캘린더 정보까지 척척 긁어오는 강력한 연동성
유플러스 웍스 일정관리가 가진 가장 큰 차별점은 외부에서 기존에 쓰던 개인 일정 도구와의 유연한 연결성입니다.
- 구글 캘린더 데이터 실시간 연동 지원
- 스마트폰이나 개인 태블릿에서 이미 구글 캘린더(Google Calendar)를 활발하게 사용 중이던 임직원이라도 걱정할 필요가 없습니다. 유플러스 웍스 일정관리의 사용자 환경설정 메뉴에는 ‘외부 캘린더 연동’ 모듈이 기본 탑재되어 있습니다.
- 불러오기 설정을 통한 스케줄 통합 관리
- 환경설정 창에서 구글 캘린더 연동 여부를
[사용]으로 체크하고 간단한 연동 절차를 거치면, 구글의 ‘내 캘린더’에 누적되어 있던 개인 일정 정보들이 유플러스 웍스 시스템 내부로 안전하게 연동됩니다. 사내 업무 시스템과 개인 일정을 따로따로 번거롭게 번갈아 가며 확인할 필요 없이, 그룹웨어 화면 하나에서 모든 스케줄을 완벽하게 통합 관리할 수 있습니다.
- 환경설정 창에서 구글 캘린더 연동 여부를
