“한 줄 요약 ^^
- 타임라인: 만료 6개월 전 1차 촉구 → 만료 2개월 전 2차 지정 통보(총 2회, 서면/전산 증빙 유지).
- 핵심 도구: U+웍스 근태관리+전자결재+메일/알림(모바일 그룹웨어)로 자동화·증빙 일원화.
- 목표: 법적 리스크 최소화, 연차수당 예산 안정, 직원 만족도↑.
- 제도 핵심
- 법적 근거: 근로기준법 제61조(연차휴가 사용촉진). 회사가 2회 적법하게 촉구·통보하면 미사용 연차에 대한 금전보상 의무 면제.
- 대상: 통상 1년 이상 근로자(회계연도 기준 or 입사일 기준 중 회사 선택).
- 목적: 휴식권 보장 + 조직 운영 안정 + 수당 예산 통제.
→ U+웍스 팁: 기준일(회계연도/입사일)을 근무그룹으로 구분해 운영하면 알림·리포트 분리 관리가 편합니다.
- 법정 타임라인 (예: 회계연도 1/1~12/31)
- 1차(만료 6개월 전, 7/1~7/10)
- HR: 미사용 연차·잔여일 안내 + “사용 시기 제출” 1차 촉구서 일괄 발송
- 직원: 10일 내 계획서 제출
- 2차(만료 2개월 전, ~10/31)
- HR: 미제출·미사용자에게 날짜 지정 통보(회사 지정일 안내)
- 직원: 지정일에 연차 사용
→ 증빙 포인트: ①발송일시 ②수신확인 ③제출결과 ④지정일 통보 기록. U+웍스 전자결재/메일 로그로 3년 보관 권장.
- 1년 미만 근로자 루틴
- 최초 1년 종료 3개월 전 / 1개월 전 동일 2단계 적용.
- 근속이 짧아 모바일 알림(푸시/메일) 빈도 ↑ 추천.
- HR 체크리스트(6단계)
- 데이터 정합: 입사일/잔여일, 사용률 업데이트
- 1차 촉구: 전자결재 템플릿+메일 대량 발송(수신확인 필수)
- 사용계획서 회수: 전자결재 폼으로 자동 취합 → 승인 워크플로우
- 2차 통보 자동화: 미제출자 필터 → 날짜 지정 통보 일괄 발송
- 대시보드 모니터링: 월간 사용률/미사용자 리마인드
- 증빙 3년 보관: 전자결재 문서함(보존연한) + 메일 로그 + 알림 로그
- 오늘 할 일(실행 리스트)
- 잔여 연차 데이터 확인: 근태집계·사용현황 리포트 점검
- 1차 촉구 템플릿 업로드(전자결재 & 메일)
- 대량 발송 + 수신확인: 미열람자 자동 리마인드
- 사용계획서 수집: 전자결재 폼(모바일 입력 가능)로 접수
- 미제출자 태그: 2차 통보 대상 그룹 만들기
- 2차 통보 예약: 만료 2개월 전 자동 발송 스케줄 설정
- U+웍스로 끝까지 자동화하는 방법
A. 전자결재 양식(폼빌더) 필드 설계
- 직원정보(성명/사번/부서/입사일: 조직도 연동 자동입력)
- 잔여연차(자동 표시)
- 사용 계획일자(복수 선택 허용)
- 대체근무/업무 인수인계 메모
- 승인선: 직원 → (팀장) → HR
- 보존연한: 3년 이상(증빙 목적)
B. 1차 촉구 메일 템플릿(예시) 제목: [1차 촉구] 연차휴가 사용 계획 제출 안내(제출기한: YYYY.MM.DD)
[참조] 본문 예시 안녕하세요, ○○팀 ○○○님. 근로기준법 제61조에 따라 미사용 연차에 대한 1차 사용 촉구를 드립니다. 잔여연차: ○일 / 제출기한: YYYY.MM.DD → 전자결재 ‘연차 사용계획 제출’ 양식을 열어 사용 예정일을 등록해주세요. 기한 내 미제출 시, 회사는 일정 지정 통보(2차) 절차를 진행합니다.
C. 2차 지정 통보 템플릿(예시)
제목: [2차 지정 통보] 연차휴가 사용일 지정 안내(YYYY.MM.DD ~ YYYY.MM.DD)
[참조] 본문 예시 1차 안내 후 미제출/미사용으로 확인되어 아래와 같이 연차 사용일을 지정 통보합니다. 지정일: YYYY.MM.DD (또는 기간 내 선택) 관련 법령: 근로기준법 제61조 ※ 지정일 변경이 필요한 경우, 전자결재 ‘지정일 변경 요청’으로 제출 바랍니다.
- 직원은 모바일 앱에서 계획 등록·변경 승인·알림 확인 가능
- 현장/외근 직원 대상 푸시 알림 + 간편 승인
- 연차 승인 시 캘린더/메신저 상태 자동 연동(부재 공유)
- 사용률 대시보드: 부서/직급/근속별 집계
- 감사 패킷: 1·2차 발송 로그, 수신확인, 결재문서, 대체근무 메모, 변경이력 원클릭 다운로드
- 자주 묻는 질문(현업 Q&A)
- Q. 1·2차 모두 메일로만 해도 되나요?
- A. 서면성·증빙성이 중요합니다. 전자결재+메일(수신확인) 병행을 권장합니다.
- Q. 지정일 통보 후 개인 사정이 생기면?
- A. ‘지정일 변경 요청’ 전자결재 양식으로 기록을 남겨 변경 승인하세요.
- Q. 입사일 기준 운영 조직은요?
- A. 근무그룹을 입사월 기준으로 쪼개고, 알림 스케줄을 그룹별로 별도 세팅하세요.
- 실무용 서식 패키지(제목 예시)
- 전자결재: [HR] 연차 사용계획 제출(1차)
- 전자결재: [HR] 연차 사용일 지정 통보(2차)
- 전자결재: [HR] 지정일 변경 요청
- 메일 템플릿: 1차 촉구, 2차 지정 통보, 리마인드
- 리포트: 연차 사용률(부서/월별), 미사용자 리스트, 증빙 패킷 내보내기
- 마무리
2개월 두 번의 정해진 절차를 U+웍스(모바일 그룹웨어)로 표준화하면,
- 알림·수집·승인·증빙이 원클릭으로 이어지고,
- 연차수당 부담은 줄이며,
- 직원의 휴식권과 만족도는 높아집니다.
필요하시면 위 템플릿 문구를 귀사 규정에 맞게 더 다듬어 드릴게요.
