총무의 하루는 눈에 잘 보이지 않지만, 회사의 모든 생활 동선을 매끈하게 잇는 일입니다.
오늘은 완전히 새로운 시나리오로, U+ 웍스 그룹웨어를 쓰는 총무팀의 하루를 따라가 봅니다.
알림 → 일정 → 자원 → 업무일지/보고 → 전자결재 → 공지/메신저 한 줄 흐름.
07:55｜현관 앞 1초 루틴
- 출입 게이트 앞에서 모바일 출근체크 톡!
- 알림센터에 밤사이 올라온 “정수기 교체 요청”, “외부 감사 방문 일정 확정”, “인테리어 공사 사전 안전점검” 알림을 바로 처리/예약/보류로 3초 분류.
작은 습관: 아침 알림 5분 정리는, 오후 허둥댐 30분을 없앱니다.
08:20｜모닝 브리핑, 걷는 회의
복도 한 바퀴 걸으며 메신저 프로젝트방에 오늘 체크리스트를 고정 공지.
- 08:50 로비 안내데스크 교대 완료
- 10:30 1층 대회의실 A/B 음향 점검
- 14:00 외부 감사단 방문(자원예약 완료)
- 16:00 비품 창고 재고 파악
각 항목은 일정 카드로도 연결되어 있고, 카드마다 작업지시 PDF/체크리스트가 첨부되어 있습니다.
09:10｜방문객 24명—줄 세우기는 일정과 자원으로
오전 내내 외부 미팅이 많아요.
- 일정관리에 ‘외부 감사단’ 일정 생성 → 자원예약으로 대회의실/프로젝터/마이크/주차권 예약.
- 저장 즉시 참석자에게 안내 메일 자동 발송(건물 출입 안내 포함).
- 로비 담당자에게는 일정 링크를 메신저로 공유해 현장 상황판에 띄워둡니다.
10:20｜“누수?” 사고는 보고보다 증빙이 먼저
5층 복도에서 미세한 누수 발견.
- 즉시 업무관리 > 업무일지(시설 이슈 템플릿) 열고, 사진·위치·시간·위험요소 기록.
- 메신저에 한 줄: 5층 복도 벽체 하단 누수, 임시표지 설치. 11:30 설비팀 점검 예정.
- 필요 부자재 구매는 ‘긴급구매’ 전자결재로 상신(견적/현장사진 첨부, 결재선 즐겨찾기 호출).
“말”보다 빠른 건 사진이 붙은 일지입니다. 오후 보고서의 절반이 지금 끝났죠.
11:40｜소모품/복지 물품은 게시판에 등록
프린터 토너·A4·생수 입고일.
- ‘물품 구매는 게시판을 활용하고, 검수’ 전자결재 문서로 발주·검수·비용 집행까지 한 번에 흘려 보냅니다.
- 납품 시간은 일정 카드에 등록하고 주문서 PDF를 첨부.
- 팀원 배포는 메신저에서 “사진 + 한 줄(수량/위치/담당)” 규칙으로 끝.
13:40｜외부 감사 응대—문서 분실 없는 법
감사단 입실.
- 대회의실은 자원예약 기준으로 이미 세팅 완료.
- 요청 문서는 게시판 문서함 링크로 전달(버전 혼선 방지), 현장 추가 요청은 업무일지(요청 이력)로 즉시 기록.
- 보안 필요한 문서는 전자결재에 첨부하고 열람권한/보안등급을 지정해 공유.
16:20｜좌석 변경·출입·비품—사람의 동선을 정리
- ‘출입/좌석/비품 지급’ 전자결재 양식으로 신규 입사자 2인의 출입증/노트북/좌석 배치를 일괄 처리.
- 방문객 카드키 회수는 업무일지에 기록하고 사진 증빙 첨부 → 분실률 DOWN.
17:10｜하루 마감—보고는 짧게, 근거는 두껍게
- 업무보고(총무 일일) 버튼 한 번으로 자동 취합
- 시설 이슈(누수) 조치·구매 진행
- 외부 감사 지원 현황
- 자원 사용률(회의실/장비/주차)
- 안전 점검 미흡/개선 액션
- 미결 문서는 전자결재 상신/승인 마무리
- 내일 공지사항은 게시판에 예약 업로드
- 마지막으로 퇴근체크. 오늘도 흐름은 깔끔했습니다.
알림부터 전자결재·메신저까지 U+웍스 안에서 끊김 없이 이어지면, 문제는 즉시 보이고 조치는 신속히 마무리됩니다.
