처음 도입하는 그룹웨어, 왜 신중해야 할까요?
— 10인 미만 소규모 조직을 위한 현실적인 선택 가이드
회사에서 처음으로 그룹웨어를 도입하려 할 때,
막연한 기대와 함께 걱정도 따라옵니다.
“우리는 아직 작은 회사인데 필요할까?”
“너무 복잡하면 아무도 안 쓰는 거 아닐까?”
“가격이 계속 올라가진 않을까?”
이 고민은 아주 정상입니다.
왜냐하면 그룹웨어는 한 번 쓰기 시작하면 오래 함께 가는 도구이기 때문이에요.
그래서 첫 선택이 정말 중요합니다.
10인 미만 조직, 부담 없이 시작해야 합니다.
소규모 조직에 가장 중요한 건
시작이 가볍고, 유지가 쉬운 것입니다.
요즘 그룹웨어는
무료이거나, 아주 낮은 비용으로 시작할 수 있는 정책이 많습니다.
U+ 웍스 역시
필요한 기능부터 선택해 쓸 수 있어
작은 조직도 부담 없이 도입할 수 있습니다.
처음부터 모든 기능을 다 쓸 필요는 없습니다.
지금 꼭 필요한 것만 골라 쓰는 게 현명합니다.
도입 방식은 ‘클라우드’가 현실적입니다
그룹웨어 도입 방식에는 크게 두 가지가 있습니다.
✔ 클라우드 방식
- 서버를 따로 두지 않아도 됩니다
- 바로 사용할 수 있습니다
- 관리와 업데이트를 신경 쓰지 않아도 됩니다
- 그래서 중소기업과 소규모 조직에 잘 맞는 방식입니다.
✔ 구축형 방식
- 직접 서버를 관리해야 합니다
- 처음 비용이 큽니다
- 운영에 신경 쓸 일이 많습니다
처음 그룹웨어를 도입한다면
클라우드 방식이 훨씬 편하고 안전한 선택입니다.
꼭 필요한 기능부터 정리해보세요
처음에는 욕심내지 않는 게 좋습니다.
모든 기능이 중요한 것처럼 보여도,
실제로는 자주 쓰는 기능이 정해져 있습니다.
보통 소규모 조직에서 많이 쓰는 기능은 이렇습니다.
- 전자결재 : 보고서와 승인 처리
- 근태관리 : 출퇴근과 휴가 관리
- 게시판 : 공지와 공유
- 캘린더 : 일정 관리
- 문서관리 : 파일 정리와 보관
- 커뮤니티 : 팀 소통 공간
U+ 웍스는
이 기능들을 한 화면 안에서 자연스럽게 사용할 수 있어
업무 흐름이 끊기지 않습니다.
사용하기 쉬운 화면이 가장 중요합니다
아무리 좋은 기능이 있어도
사용하기 어렵다면 소용이 없습니다.
직원들이
“어디서 해야 하지?”
“이거 너무 복잡한데…”
라고 느끼면 그룹웨어는 금방 외면받습니다.
U+ 웍스는
메뉴 구성이 단순하고,
신입 직원도 쉽게 적응할 수 있는 구조라
설명 없이도 바로 쓰기 시작할 수 있습니다.
가격은 지금뿐 아니라 ‘앞으로’를 봐야 합니다
처음 가격만 보고 선택하면
나중에 불편해질 수 있습니다.
- 직원 수가 늘어났을 때
- 기능을 더 쓰고 싶을 때
- 회사가 성장했을 때
이때 확장이 쉬운 그룹웨어여야 합니다.
U+ 웍스는
사용자 수나 기능을 상황에 맞게 조절할 수 있어
회사가 커져도 그대로 이어서 쓸 수 있습니다.
도입 후 지원도 꼭 확인하세요
그룹웨어는 도입보다
도입 후가 더 중요합니다.
사용 중 문제가 생겼을 때
빠르게 물어보고 해결할 수 있어야 합니다.
U+ 웍스는
자주 묻는 질문과 안내 자료가 잘 정리돼 있고,
고객 문의에 대한 지원 체계도 갖추고 있어
처음 쓰는 조직도 안심할 수 있습니다.
마무리 인사이트
첫 그룹웨어는
“가장 화려한 선택”이 아니라
가장 오래 함께 갈 수 있는 선택이어야 합니다.
- 가격이 부담되지 않고
- 사용이 쉽고
- 필요한 기능이 잘 갖춰져 있고
- 회사가 커져도 계속 쓸 수 있는 것
이 조건을 생각하면
처음 도입하는 그룹웨어로
U+ 웍스는 충분히 현실적인 선택이 됩니다.
작은 조직일수록
업무를 정리해 주는 도구 하나가
일의 질을 크게 바꿔줍니다.
