[업무 효율] 편리한 화면 구성부터 메일 작성 실수 방지까지, 유플러스 웍스 비즈니스 메일 가이드
이메일은 회사 안에서 동료들과 소통하고, 외부 거래처와 업무를 진행할 때 가장 많이 쓰는 도구입니다. 하지만 메일을 쓰다가 거래처 사람의 이름을 착각해 엉뚱한 사람에게 메일을 보내거나, 파일 첨부를 깜빡하고 본문만 덜렁 보내서 다시 메일을 발송하는 등의 사소한 실수는 업무 시간을 낭비하게 만들고 회사의 신뢰도를 떨어뜨리기도 합니다.
유플러스 웍스 메일(U+ Works) 서비스는 단순히 메일을 주고받는 것을 넘어, 직원이 일하면서 겪는 사소한 실수를 웍스 메일 시스템이 알아서 막아주고 업무를 더 빠르게 처리할 수 있도록 돕는 실용적인 기능들을 제공합니다.
직원의 업무 시간을 줄여주는 편리한 화면과 연동 기능
직원들이 매일 쓰는 메일 작성 시간을 줄이고, 사내 업무를 더 편하게 관리할 수 있는 실제 기능들은 다음과 같습니다.
- 이전 메일을 보면서 동시에 새 메일을 쓰는 ‘새 탭 쓰기’ 기능
- 메일을 작성할 때 기존 화면을 가리지 않고 브라우저창 안에 새로운 탭으로 메일 창이 열립니다. 덕분에 이전에 거래처와 주고받았던 메일 내용이나 요청 사항을 실시간으로 확인하고 대조하면서 동시에 새 메일을 적을 수 있어 업무 흐름이 끊기지 않습니다.
- 메일 읽다가 클릭 한 번으로 끝내는 ‘일정 등록’과 ‘할일 요청’
- “몇 월 며칠에 회의가 있습니다.”거나 “언제까지 자료를 첨부 회신을 부탁드립니다.”는 업무 메일을 받았을 때, 일일이 달력 메뉴로 이동해 수작업으로 입력할 필요가 없습니다. 메일 화면 상단에 있는 버튼을 누르면 메일 제목과 내용이 그대로 복사된 상태로
[일정 등록]이나[할일 요청]창이 뜹니다. 이를 통해 중요한 회의 약속이나 의뢰 받은 업무를 체계적으로 관리해서 업무 누락을 예방합니다.
- “몇 월 며칠에 회의가 있습니다.”거나 “언제까지 자료를 첨부 회신을 부탁드립니다.”는 업무 메일을 받았을 때, 일일이 달력 메뉴로 이동해 수작업으로 입력할 필요가 없습니다. 메일 화면 상단에 있는 버튼을 누르면 메일 제목과 내용이 그대로 복사된 상태로
- 부서원끼리 메일을 함께 관리하는 ‘공유 편지함’ 시스템
- 개인이 자유롭게 만들어 쓰는 ‘사용자 편지함’ 외에도, 다른 사람에게 내 편지함을 보여주거나 타인의 편지함을 넘겨받을 수 있는 ‘공유받은 편지함’ 기능을 지원합니다. 팀원이 휴가를 가거나 부서 간에 업무 인수인계를 해야 할 때, 주고받은 메일 내용을 전체를 공유하거나 필요한 메일만 내 편지함으로 복사해 올 수 있어 협업이 훨씬 쉬워집니다.
직원의 메일 발송 실수를 예방하는 기능
유플러스 웍스 메일은 직원이 메일을 발송하기 직전, 흔히 하는 실수를 시스템이 스스로 분석하여 단단히 잡아줍니다.
- “제목 없음” 발송을 막고, 이름이 같은 사람을 구별해 주는 자동 완성
- 메일을 급하게 보내다 보면 제목을 입력하지 않고 발송하는 실수를 종종 합니다. 유플러스 웍스는 제목이 누락된 경우, “필수 입수 항목” 한 번 더 안내합니다. 또한, 메일 받을 사람의 이름만 입력하면 임직원의 조직도와 연동되어 해당 직원의 소속 부서와 메일 주소를 리스트로 보여줍니다. 이를 통해 메일 주소 오타를 예방하고, 이름이 똑같은 동명이인을 확실하게 구별하여 전혀 다른 사람에게 중요 메일을 잘못 보내는 실수를 방지합니다.
- “파일 첨부 바랍니다” 문구를 읽고 누락을 알려주는 지능형 알림
- 메일 제목이나 본문에 “첨부”, “파일”이라는 단어를 적어놓고 정작 파일은 올리지 않은 채
[보내기]버튼을 누르면 시스템이 이를 즉시 알아챕니다. 화면에 “제목과 본문의 내용을 기준으로 첨부파일이 누락된 것으로 판단되어 제안 드립니다”라는 안내 창을 자동으로 띄워주어, 직원이 다시 메일 작성 화면으로 돌아가 빠뜨린 파일을 정상적으로 올릴 수 있도록 챙겨줍니다.
- 메일 제목이나 본문에 “첨부”, “파일”이라는 단어를 적어놓고 정작 파일은 올리지 않은 채
- 중요한 비밀 문서 유출을 막아주는 4자리 비밀번호 보안메일
- 회사의 계약서나 정산 자료 같은 대외비 문서를 외부로 보낼 때는 보안메일 기능을 켜서 안전장치를 마련할 수 있습니다. 이 기능을 켜고 숫자 4자리의 비밀번호와 힌트를 입력해 메일을 보내면, 메일을 받는 사람은 함께 첨부된 보안 파일을 내려받은 뒤 약속된 암호를 입력해야만 내용을 읽을 수 있습니다. 이 보안 메일은 안전을 위해 일정 기간 동안만 열어볼 수 있도록 유효기간이 정해져 있어 회사의 핵심 정보가 바깥으로 유출되는 것을 확실하게 막아줍니다.
