[업무 자동화] 수작업 지정 없이 직급과 부서에 맞춰 알아서 찾아가는 자동 결재선 가이드
회사에서 결재를 올릴 때마다 “이번 품의서는 누구까지 결재를 받아야 하지?”, “팀장님 다음에는 어떤 본부장님께 승인을 요청해야 하지?” 하며 매번 결재선을 수작업으로 찾고 지정하는 것은 인사담당자와 임직원 모두에게 번거로운 일입니다. 특히 결재 경로를 잘못 지정해 문서가 반려되거나 누락되면 전체적인 업무 속도가 늦어지는 원인이 되기도 합니다.
유플러스 웍스(U+ Works)의 자동 결재선 기능은 사내 조직도 및 임직원의 직급·직책 데이터와 실시간으로 연동되어, 문서 양식만 선택하면 시스템이 알아서 정확한 결재 경로를 지정해 주는 편리한 환경을 제공합니다.
결재 실수를 줄이고 승인 속도를 높이는 자동 결재선 프로세스
임직원들의 기안 작성 시간을 획기적으로 줄이고 결재 프로세스를 표준화하는 자동 결재선의 가동 과정은 다음과 같이 세분화됩니다.
- 양식 선택 시 부서와 직급을 기반으로 결재선 자동 생성
- 기안자가 전자결재 화면에서 특정 문서 양식을 선택하는 즉시, 시스템이 기안자의 소속 부서와 직급, 직책을 알아서 파악합니다. 관리자가 미리 설정해 둔 사내 결재 규칙에 맞추어 팀장 승인, 부장 합의, 대표이사 전결과 같은 맞춤형 결재 라인이 화면에 자동으로 배치되므로, 임직원이 결재권자를 일일이 검색하고 추가하는 수고를 덜어줍니다.
- 조직 개편과 인사 이동이 즉시 반영되는 동적 연동 시스템
- 유플러스 웍스의 자동 결재선은 고정된 텍스트가 아니라 사내 조직도 시스템과 유기적으로 맞물려 작동합니다. 부서 이동이나 승진 등 인사 변동 사항이 발생하더라도, 관리자가 조직도를 업데이트하면 자동 결재선에도 최신 정보가 실시간으로 반영됩니다. 덕분에 결재권자가 바뀌어도 기안자가 옛날 결재선을 지정해 문서가 겉도는 배달 사고를 예방합니다.
- 문서의 중요도와 금액에 따른 조건별 결재 경로 제어
- 양식별 기본 결재선 외에도 금액이나 기안 내용의 조건에 따라 결재 경로를 다르게 제어할 수 있습니다. 예를 들어 동일한 지출결의서 양식이더라도 결재 요청 금액이 특정 기준 미만일 때는 팀장 전결로 끝나고, 기준 이상일 때는 본부장과 대표이사의 승인 단계가 자동으로 추가되도록 설정할 수 있어 사내 규정에 맞춘 철저한 행정 통제가 가능해집니다.
본인 인증이 진행되는 과정과 동의 내역 확인하기
유플러스 웍스는 자동 결재선이 가동되는 과정에서 보안을 유지하고 행정의 증빙 신뢰도를 확보할 수 있도록 안전한 연동 장치를 함께 지원합니다.
- 사내 주요 규정 동의와 본인 인증의 연동 가동
- 인사 규정 변경이나 서약이 필요한 기안 문서의 경우, 단순한 결재를 넘어 임직원의 확실한 신원 검증을 요구할 수 있습니다. 사용자가 결재 문서나 규정 팝업을 확인하고 동의를 진행할 때, 시스템은 국내 이동통신사와 연동된 본인 확인 절차를 거치게 유도합니다. 문자(SMS)나 인증 앱을 통한 철저한 인증 과정을 통해 대리 서명이나 임의 동의 가능성을 원천적으로 차단합니다.
- 실시간 동의율 통계 및 증빙 데이터 확인
- 관리자는 대시보드를 통해 전사 임직원의 결재 및 규정 동의 현황을 실시간으로 모니터링할 수 있습니다. 부서별 완료 인원과 미완료자 명단이 통계로 명확히 표시되며, 축적된 데이터는 서명자의 실명, 고유 사내 아이디, 정확한 완료 일시가 매칭된 리포트 형태로 관리됩니다. 이 데이터는 필요할 때 엑셀 파일로 즉시 안전하게 추출할 수 있어 향후 사내 감사나 증빙 자료로 유용하게 활용됩니다.
관리자를 위한 맞춤형 조건 설정 방법
우리 회사 전결 규정에 맞추어 금액이나 옵션별로 결재선을 다양하게 구성하는 방법은 다음과 같습니다.
- 옵션형 자동 결재선 서식 선택
- 관리자 페이지의 연동 설정에서 자동 결재선 추가 화면을 열고, 형식을 [옵션]으로 지정합니다. 이후 관리하기 편하도록 직관적인 옵션명과 분류 기준을 입력한 뒤, 가장 기본이 되는 첫 번째 단계의 결재 라인을 먼저 등록합니다.
- 조건별 결재선 다중 등록 및 제어
- 기본 라인에 결재자를 1명 이상 추가하고 나면 화면에 [옵션 추가] 버튼이 활성화됩니다. 이 버튼을 활용하면 금액이 높거나 긴급한 사안일 때 결재 경로가 자동으로 우회하도록 여러 개의 조건을 생성할 수 있으며, 각각의 조건마다 결재 라인을 독립적으로 다르게 설정하여 사내 전결 규칙을 완벽하게 자동화할 수 있습니다.
