기업 운영 과정에서는 보안 서약서, 인사 규정 변경 안내, 개인정보 처리 동의서 등 임직원의 명확한 동의와 서명이 필요한 수많은 중요 문서가 발생합니다. 이를 기존의 종이 문서나 단순 사내 공지 형태로 진행할 경우, 서면 출력과 회수에 복잡한 절차가 소모될 뿐만 아니라 향후 분쟁이나 감사 시 법적 증빙력을 완벽히 입증하기 어려운 리스크가 있습니다.
유플러스 웍스의 규정 및 서명관리 기능은 이러한 복잡한 서약 및 동의 프로세스를 완벽히 디지털화하여 관리자에게는 행정의 편의성을, 기업에게는 강력한 법적 보호벽을 제공합니다.
유플러스 웍스 서약 및 동의 정책 수립 3단계 프로세스
관리자가 사내 규칙이나 법적 문서에 대한 임직원의 동의를 안전하게 확보하는 표준 설정 프로세스는 다음과 같습니다.
- 1단계: 에디터를 활용한 유연한 정책 및 서약 항목 구성
- 관리자 페이지의
[규정 및 서명 관리]메뉴에서 신규 등록을 진행합니다. 하나의 정책 내에 여러 개의 동의 항목을 자유롭게 배치할 수 있으며, 텍스트는 물론 이미지와 표를 모두 지원하는Nam N 에디터를 통해 보안 서약서 등의 세부 조항을 직관적으로 레이아웃할 수 있습니다. 문서 구분을 위한 정책명과 분류 머릿글, 그리고 명확한 시행일 기간을 설정하여 운영됩니다.
- 관리자 페이지의
- 2단계: 공용 계정을 제외하는 정밀한 대상자 타겟팅
- 동의를 받아야 하는 수신 대상을 정교하게 제어할 수 있습니다. 전체 임직원은 물론 특정 직위, 직책, 부서별 지정을 지원하며, 필요한 경우 특정 사용자를 개별적으로 직접 지정하여 동의를 요청할 수 있습니다. 특히 실무자의 정확한 본인 확인을 보장하기 위해 info, sales 등 사내 대표/공용 계정은 타겟팅 대상에서 명확히 제외할 수 있도록 정밀하게 통제됩니다.
- 3단계: 팝업 제어를 통한 참여율 100% 보장 설정
- 서약서의 긴급도와 중요성에 따라 필수 동의 여부를 제어할 수 있습니다. ‘정책 팝업 필수 동의’ 기능을 ‘사용’으로 설정하면, 지정된 대상자가 유플러스 웍스에 로그인하는 즉시 해당 서약서가 화면에 팝업으로 강제 노출됩니다. 임직원이 해당 문서에 동의 서명을 완료하기 전에는 시스템 이용 자체를 제한하므로, 서약 참여율 100%를 완벽하게 보장할 수 있습니다.
본인 인증이 진행되는 과정과 동의 내역 확인하기
유플러스 웍스는 단순한 클릭 형태의 동의를 넘어, 사후 법적 분쟁이나 외부 감사 시 강력한 객관적 근거 자료로 활용할 수 있도록 정밀한 솔루션을 제공합니다.
- PASS 연동형 휴대폰 본인 인증 시스템
- 임직원이 화면에 노출된 서약 내용을 확인하고 서명 동의 버튼을 클릭하면, 국내 이동통신사와 연동된 PASS 본인 확인 인증 창으로 전환됩니다. 사용자 이름 기준의 철저한 휴대폰 문자 인증 절차를 거치게 함으로써 서명자의 신원을 완벽하게 검증하고 대리 서명 가능성을 차단합니다.
- 실시간 통계 및 데이터베이스화 보관
- 수집된 모든 서명 및 동의 결과는 실시간으로 데이터베이스(DB)화되어 시스템에 축적됩니다. 관리자는 대시보드를 통해 총 대상 임직원 수 대비 현재 동의율, 미동의자 명단을 실시간 통계 정보로 즉각 조회할 수 있습니다.
- 엑셀 다운로드를 통한 이력 증빙 자산화
- 축적된 동의 현황 데이터는 서명자의 성명, 아이디, 동의 완료 일시가 포함된 자료로 제공합니다. 이 리포트는 ‘엑셀 다운로드’ 기능을 통해 파일로 즉시 안전하게 추출할 수 있으며, 언제든지 믿을 수 있는 자료로 바로 제출할 수 있습니다.
사용자 편한 팝업창은 언제 어떻게 뜰까?
관리자가 ‘필수 동의’로 설정한 정책 팝업은 직원이 로그인할 때 화면에 어떻게 나타나는지 그 과정을 설명합니다.
- 필수 동의 ‘사용’ 설정 시
- 유플러스 웍스 접속 시 서약서 팝업창 하단에
[동의]버튼만 단독 노출됩니다. 사용자가 약관 동의 체크박스를 선택한 후 본인 인증을 완료하기 전까지는 그룹웨어의 다른 메뉴(메일, 전자결재 등)로 진입할 수 없어 신속한 전사 동의 수집이 가능합니다.
- 유플러스 웍스 접속 시 서약서 팝업창 하단에
- 필수 동의 ‘사용 안 함’ 설정 시
- 팝업창 하단에
[동의]와 함께[다음에 하기]버튼이 병렬로 제공됩니다. 직원이 당장 업무 처리가 급해[다음에 하기]를 누르면 팝업창이 일시적으로 닫히며 그룹웨어를 이용할 수 있으나, 데이터 신뢰성을 위해 해당 임직원이 로그아웃 후 시스템에 ‘재로그인’할 때 동일한 서약서 창이 다시 자동으로 가동되어 지속적으로 참여를 유도합니다.
- 팝업창 하단에
