그룹웨어 도입을 검토하던 담당자가 퇴사하면, 추진하던 프로젝트는 어떻게 될까?
중견기업에서 그룹웨어 도입을 검토할 때 흔히 생각하는 질문은 다음과 같습니다.
- “어떤 그룹웨어가 우리 회사에 적합할까?”
- “전자결재와 업무관리를 어떻게 개선할 수 있을까?”
- “직원들이 쉽게 사용할 수 있을까?”
- “도입 비용 대비 효과가 있을까?”
하지만 그룹웨어 도입을 검토하는 과정에서 한 가지 더 생각해야 할 문제가 있습니다.
바로 그룹웨어 도입을 주도하던 담당자가 퇴사하는 상황입니다.
담당자가 여러 업체를 비교하고, 경영진에게 도입 필요성을 설명하고, 내부 직원들의 요구사항을 정리했는데 갑자기 퇴사한다면 어떻게 될까요?
- 도입 검토가 중단된다.
- 후임자가 처음부터 자료를 다시 확인한다.
- 기존 협의 내용과 결정 배경이 사라진다.
- 경영진의 도입 의사결정이 지연된다.
- 새로운 담당자가 기존 검토안을 다시 검토한다.
- 도입 일정이 뒤로 밀리거나 프로젝트가 보류된다.
이 문제는 단순히 담당자 한 명이 퇴사했다는 데서 끝나지 않습니다.
프로젝트의 정보와 추진 동력까지 특정 직원에게 집중되어 있었다는 점이 핵심입니다.
1. 그룹웨어 도입을 검토하던 담당자가 퇴사하면 왜 문제가 될까?
그룹웨어 도입은 단순히 프로그램 하나를 구매하는 일이 아닙니다.
회사 조직도, 사용자 수, 결재 방식, 메일 운영, 업무관리, 자료 이전, 보안, 직원 교육 등 다양한 항목을 함께 검토해야 합니다.
이 과정에서 담당자는 회사 내부의 요구사항과 외부 솔루션 정보를 연결하는 역할을 하게 됩니다.
담당자가 보유하고 있는 주요 정보
| 구분 | 담당자가 파악하고 있는 내용 |
|---|---|
| 내부 요구사항 | 직원들이 불편해하는 업무 |
| 업체 상담 내용 | 솔루션 기능과 제공 범위 |
| 비용 정보 | 라이선스 및 도입 비용 |
| 비교 자료 | 다른 그룹웨어와의 차이점 |
| 경영진 의견 | 도입 목적과 우선순위 |
| 직원 의견 | 부서별 필요 기능 |
| 추진 일정 | 데모, 검토, 계약, 구축 일정 |
| 의사결정 배경 | 특정 솔루션을 검토한 이유 |
문제는 이런 정보가 공식 문서나 공동 업무 공간에 남아 있지 않고 담당자의 개인 메일, 메모, 파일, 기억 속에만 저장되어 있는 경우입니다.
담당자가 퇴사하면 후임자는 프로젝트의 결과만 전달받는 것이 아니라, 그 결과가 만들어진 과정부터 다시 파악해야 할 수 있습니다.
2. “그룹웨어를 도입하려던 사람이 퇴사하는” 5가지 상황
1) 도입 필요성을 가장 잘 알고 있던 담당자가 퇴사한다
그룹웨어 도입을 검토하는 담당자는 대체로 회사의 업무 문제를 직접 경험하거나 여러 부서의 요구사항을 수집한 사람일 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 문제를 정리했을 수 있습니다.
- 전자결재가 늦게 처리됨
- 업무메일 관리가 불편함
- 자료가 부서별로 흩어져 있음
- 담당자 변경 시 인수인계가 어려움
- 모바일 업무 환경이 부족함
그런데 해당 담당자가 퇴사하면 새로운 담당자는 다음과 같이 질문할 수 있습니다.
- “왜 그룹웨어 도입이 필요했나요?”
- “기존 시스템으로는 어떤 문제가 있었나요?”
- “여러 솔루션 중 이 업체를 검토한 이유는 무엇인가요?”
검토 과정이 정리되어 있지 않다면 도입 필요성을 다시 설명하고 내부 공감대를 형성하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
👌🏻개선 방법
도입 검토 초기부터 다음 내용을 문서화해야 합니다.
- 현재 업무의 문제점
- 그룹웨어 도입 목적
- 부서별 요구사항
- 도입 시 기대하는 개선 효과
- 우선적으로 개선할 업무
- 경영진의 주요 결정 사항
도입을 추진하는 사람의 기억이 아니라, 회사의 공식 자료로 남겨야 합니다.
2) 업체와 협의한 내용이 담당자 개인에게만 남아 있다
그룹웨어 도입 과정에서는 업체와 여러 차례 상담이 진행될 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 내용이 논의됩니다.
- 회사 계정 수
- 기존 메일 도메인 사용 여부
- 조직도 구성
- 전자결재 양식
- 자료 이전 범위
- 관리자 권한
- 교육 및 구축 일정
- 추가 기능과 비용
이러한 내용이 담당자의 개인 메일함이나 메모에만 남아 있다면 담당자 퇴사 후 협의 내용을 다시 확인하기 어려울 수 있습니다.
👌🏻개선 방법
업체 상담 결과를 회사 공동 자료로 관리하는 것이 좋습니다.
도입 검토 자료 관리 항목
- 업체별 상담 일지
- 기능 비교표
- 견적서 및 제안서
- 질문과 답변
- 내부 검토 의견
- 결정 사항
- 미결정 사항
- 다음 진행 일정
이렇게 관리하면 후임자가 합류했을 때 프로젝트의 진행 상황을 빠르게 파악할 수 있습니다.
3) 새로운 담당자가 도입 검토를 처음부터 다시 시작한다
담당자가 퇴사한 뒤 후임자가 지정되더라도 기존 검토 자료가 충분하지 않으면 프로젝트는 사실상 초기 단계로 돌아갈 수 있습니다.
후임자는 먼저 다음 업무를 수행해야 합니다.
- 기존 담당자가 검토한 업체 확인
- 과거 상담 내용 재확인
- 회사 내부 요구사항 파악
- 경영진의 의사결정 내용 확인
- 견적 및 계약 조건 재검토
- 기존 일정과 현재 상황 비교
이 과정에서 시간이 오래 걸리면 경영진은 다음과 같이 판단할 수도 있습니다.
“담당자가 바뀌었으니 조금 더 검토해 보자.” “지금 바로 도입하지 않아도 되지 않을까?” “새 담당자가 상황을 파악한 뒤 다시 보고해 달라.”
결과적으로 도입 자체가 취소되지 않더라도 검토 기간이 길어지고 실행 시점이 늦어질 수 있습니다.
4) 도입 검토 업무가 특정 직원에게 과도하게 집중된다
중견기업에서 자주 발생할 수 있는 문제는 그룹웨어 도입 업무가 한 사람에게 집중되는 것입니다.
예를 들어 담당자 한 명이 다음 업무를 모두 맡는 경우입니다.
- 직원 요구사항 수집
- 솔루션 업체 상담
- 기능 비교
- 견적 검토
- 경영진 보고
- 내부 의견 조율
- 도입 일정 관리
- 직원 교육 준비
이런 방식은 담당자의 업무 부담을 높일 뿐 아니라, 담당자가 부재하거나 퇴사했을 때 프로젝트 전체가 영향을 받을 수 있습니다.
👌🏻개선 방법
그룹웨어 도입을 개인 업무가 아닌 회사 차원의 프로젝트로 운영해야 합니다.
| 역할 | 주요 업무 |
|---|---|
| 경영진 또는 임원 | 도입 방향과 우선순위 결정 |
| 프로젝트 책임자 | 전체 일정 및 진행 상황 관리 |
| IT·관리 담당자 | 시스템·보안·계정 검토 |
| 인사·총무 담당자 | 조직·근태·직원 요구사항 검토 |
| 부서별 사용자 | 실제 업무 불편과 개선 요구 제시 |
| 솔루션 업체 | 기능 안내, 구축, 교육 지원 |
프로젝트에 여러 이해관계자가 참여하면 특정 직원이 퇴사하더라도 업무를 이어갈 수 있는 기반을 마련할 수 있습니다.
5) 도입을 추진한 직원이 퇴사하면서 프로젝트의 추진 동력도 약해진다
그룹웨어 도입을 적극적으로 추진하던 직원은 회사 내부에서 변화의 필요성을 설명하고 다른 부서의 참여를 이끌어내는 역할을 할 수 있습니다.
그런데 해당 직원이 퇴사하면 단순히 담당 업무만 공백이 생기는 것이 아니라 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.
- 도입을 계속 추진할 책임자가 불분명해짐
- 내부 의사결정이 지연됨
- 후임자의 우선순위가 달라질 수 있음
- 부서별 협조가 약해질 수 있음
- 기존 추진 일정이 재조정됨
기업용 시스템 도입에서는 프로젝트 책임자나 내부 추진 담당자가 바뀌는 상황에 대비해 새로운 책임자를 신속하게 지정하고, 기존 의사결정과 프로젝트 정보를 전달하는 과정이 중요합니다.
3. 그룹웨어 도입의 핵심은 ‘담당자’가 아니라 ‘업무의 연속성’
그룹웨어를 도입하는 목적은 회사의 업무를 더 체계적으로 운영하기 위해서입니다.
그런데 도입 검토 과정부터 특정 담당자에게 모든 정보가 집중된다면, 새로운 시스템을 도입하기 전부터 기존 업무 방식의 문제가 반복될 수 있습니다.
따라서 다음과 같은 질문을 해볼 필요가 있습니다.
“우리 회사의 그룹웨어 도입 검토 자료는 담당자가 퇴사해도 다른 사람이 이어받을 수 있는가?”
도입 검토 자료가 남아 있어야 하는 이유
| 자료 | 필요한 이유 |
|---|---|
| 도입 목적 | 왜 시스템을 도입하려는지 설명 |
| 요구사항 목록 | 회사에 필요한 기능 확인 |
| 업체 비교표 | 검토 기준과 결과 확인 |
| 상담 기록 | 업체와 협의한 내용 확인 |
| 견적 및 제안서 | 비용과 제공 범위 검토 |
| 의사결정 기록 | 결정 배경과 미결정 사항 확인 |
| 프로젝트 일정 | 다음 단계와 담당 업무 확인 |
| 위험 요소 | 예상되는 문제와 대응 방안 확인 |
이러한 자료는 단순한 보고서가 아닙니다.
담당자 변경이 발생하더라도 프로젝트가 계속 진행될 수 있도록 하는 업무 인수인계의 핵심 자료입니다.
4. 그룹웨어 도입 전에 반드시 준비해야 할 6가지
1) 단독 담당자가 아닌 공동 프로젝트로 운영하기
한 명이 실무를 주도하더라도 최소한 의사결정자, 실무 지원자, 부서별 의견 수렴 담당자를 구분하는 것이 좋습니다.
2) 검토 자료를 공동 공간에 저장하기
개인 PC나 개인 메일함에만 보관하지 않고, 권한이 부여된 공동 자료 공간에서 관리해야 합니다.
3) 상담 내용을 문서화하기
업체와 통화하거나 미팅한 후 다음 내용을 기록합니다.
- 상담 날짜
- 참석자
- 질문 내용
- 답변 내용
- 추가 확인 사항
- 담당자
- 완료 예정일
4) 결정 사항과 미결정 사항을 구분하기
모든 논의가 최종 결정된 것은 아닙니다.
따라서 다음과 같이 구분하는 것이 좋습니다.
- 결정 완료
- 내부 검토 중
- 업체 확인 필요
- 경영진 승인 필요
- 도입 후 검토
5) 후임자가 이해할 수 있는 인수인계 자료 만들기
담당자가 퇴사할 때만 인수인계를 준비하기보다 프로젝트가 시작되는 시점부터 자료를 정리해야 합니다.
6) 담당자 변경 시 재설명 절차 마련하기
담당자가 바뀌면 후임자에게 자료만 전달하는 데 그치지 않고, 기존 담당자 또는 프로젝트 책임자가 주요 결정 사항을 설명하는 절차를 마련하는 것이 좋습니다.
5. U+웍스 도입 검토에서도 중요한 것은 업무의 공유와 연속성
U+웍스와 같은 그룹웨어 도입을 검토할 때도 중요한 것은 단순히 기능을 비교하는 데 그치지 않는 것입니다.
우리 회사가 어떤 업무 문제를 해결하려고 하는지, 어떤 기능을 우선적으로 사용할 것인지, 누가 도입 과정을 관리할 것인지 명확하게 정리해야 합니다.
U+웍스는 공식 안내 기준으로 메일, 전자결재, 업무관리, 일정관리, 웹디스크, 근태관리, 주소록 등 기업 업무에 활용할 수 있는 기능을 제공합니다.
다만 그룹웨어의 실제 도입 효과는 회사의 업무 프로세스, 운영 기준, 사용자 교육, 관리자 역할 등에 따라 달라질 수 있습니다.
따라서 도입 상담 시에는 다음과 같은 내용도 함께 확인하는 것이 좋습니다.
- 담당자 변경 시 관리 방법
- 관리자 권한과 업무 인수인계
- 조직도 및 사용자 관리
- 전자결재 양식과 결재선
- 기존 자료의 관리 및 이전 범위
- 직원 교육과 도입 지원
- 도입 후 문의 및 운영 지원
좋은 그룹웨어는 업무를 한 사람에게 묶어두는 시스템이 아니라, 업무가 조직 안에서 이어지도록 돕는 시스템이어야 합니다.
6. 그룹웨어 도입을 검토하는 기업을 위한 질문
도입 전 다음 질문에 답해 보세요.
- 그룹웨어 도입 목적이 문서로 정리되어 있는가?
- 담당자가 퇴사해도 검토 자료를 확인할 수 있는가?
- 업체와 협의한 내용이 공동으로 관리되고 있는가?
- 도입 의사결정의 배경이 기록되어 있는가?
- 프로젝트 책임자가 한 명에게만 집중되어 있지 않은가?
- 후임자가 업무를 이어받을 수 있는가?
- 도입 일정과 다음 진행 사항이 명확한가?
- 경영진과 실무 담당자가 같은 목표를 공유하고 있는가?
이 질문에 답하기 어렵다면 그룹웨어 기능을 비교하기 전에 도입 검토 프로세스부터 정리하는 것이 필요할 수 있습니다.
마무리
중견기업에서 그룹웨어 도입을 검토하던 담당자가 퇴사하는 일은 프로젝트에 영향을 줄 수 있습니다.
하지만 문제의 본질은 담당자의 퇴사 그 자체가 아닙니다.
더 중요한 문제는 다음과 같습니다.
“왜 담당자가 퇴사하면 프로젝트의 정보와 추진 방향까지 함께 사라지는가?”
도입 검토 자료가 개인에게 집중되어 있고, 의사결정 과정이 기록되지 않으며, 프로젝트 책임자가 한 명에게만 의존한다면 담당자 변경 때마다 업무가 중단될 가능성이 커집니다.
따라서 그룹웨어 도입을 검토하는 중견기업이라면 시스템의 기능과 비용뿐 아니라 다음 사항도 함께 살펴봐야 합니다.
- 프로젝트 정보의 공유
- 업무 인수인계
- 공동 의사결정
- 담당자 변경 대응
- 도입 이후 운영 책임
그룹웨어 도입의 진정한 목표는 특정 담당자가 프로젝트를 끝까지 끌고 가는 것이 아니라, 담당자가 바뀌어도 회사의 업무가 계속 이어지도록 만드는 것입니다.
